Zur Rolle von Kommunalarchiven bei der Einführung von DMS-Systemen – eine Skizze

Der bereits 2004 vom Staatsarchiv Hamburg veröffentlichte Sammelband „Digitales Verwalten – Digitales Archivieren“ gibt immer noch einen angemessenen Einstieg in die Thematik von Dokumentenmanagement in Archiven. Als Einstiegslektüre sind alle Aufsätze des Kapitels zu Dokumentenmanagementsystemen zu empfehlen[1]. Mittlerweile hat sich DMS fest etabliert. In der verwaltungsverfahrensrechtlichen Praxis, dies sei als Verwaltungsbeamter eingewendet, können Verfahrensbeteiligungen im Rahmen der Fertigung von Verwaltungsakten erleichtert und beschleunigt werden. DMS bietet digitale Kommunikationskanäle für die Verwaltungspraxis und erleichtert damit das Verwaltungsverfahren. In früheren Zeiten musste man im internen Postzusendungsverfahren auf Stellungnahmen und Akten warten: Ein DMS kann diese Prozesse beschleunigen. Gleichwohl sollen nachfolgend kommunalarchivarische Perspektiven auf DMS entwickelt werden.

Bei der Einführung von DMS gilt es einiges zu beachten. Wichtig ist vor allem, dass das Kommunalarchiv offen gegenüber neuen Technologien ist. Beim Einführungsprozess muss das Archiv bereits früh eingebunden werden. Wichtig ist die enge Kommunikation des Archivars mit dem Dienstherr, sodass besonders die Kompetenz des Archivs im Dialog vermittelt werden muss. Archive sind bisweilen im Bereich der Schriftgutverwaltung tätig und wirken an der Einführung und Einhaltung von Aktenplänen mit. Über Zwischenarchive, die dem Endarchiv organisatorisch zugeordnet sind, hat das Kommunalarchiv großen Einfluss auf die Schriftgutverwaltung und Querschnittsaufgabe des Records Managements. Dieser Einfluss ist wiederum wichtig, wenn ein DMS eingeführt werden soll. Der archivische Einfluss muss sodann im kommunikativen Austausch geltend gemacht werden, da das Kommunalarchiv die Kompetenz zur Einrichtung und Organisation des DMS besitzt[2]. Christoph Popp, Archivar des Marchivums in Mannheim, berichtet aus der Praxis und verweist in seinen Ausführungen auf einen wichtigen Punkt. Das Archiv der Stadt Mannheim hat sich bereits in der Stadtverwaltung bzw. der dortigen IT-Abteilungen einen „guten Ruf“ erarbeitet, indem das Archiv in verschiedenen Kooperationen eine interne Datenbank für Bilder, Akten und Dokumente entwickelt hat. Durch dieses progressive Auftreten gerät das Archiv, so Popps Ausführungen, in die Rolle einer Expertokratie für die Einführung eines DMS. Wichtig ist jedoch: Das Archiv muss Präsenz zeigen hinsichtlich der Einführung eines DMS[3]. Die Kompetenz des Archivs ist zweifelsohne fundamental, um an der Einführung eines DMS aktiv mitzuwirken. Hierzu muss das Kommunalarchiv bereits aktiv auch bereits vor der Einführung eines DMS in die Schriftgutverwaltung eingebunden sein, um als fähiger Kompetenzpartner identifiziert zu werden von der IT-Abteilung und anderen Stellen in der Stadtverwaltung. Im archivwissenschaftlichen Schrifttum wird bestätigt, dass Stellen der Stadtverwaltung annehmen, dass das Archiv Kompetenzen hinsichtlich der Schriftgutverwaltung besitzt und dadurch geeigneter Ansprechpartner für die Einführung eines DMS-System ist[4]. Wolfgang Dippert berichtet in einem Praxisbericht von der Einführung eines DMS in der Stadtkasse Schwabach und schreibt dazu folgendes:

„Bei der Auswahl des geeigneten Produktes [gemeint ist ein Dokumentenmanagementsystem] wurde das Archiv von der Stadtkasse hinzugezogen, da man sich von ihm entsprechenden Sachverstand bei der Schriftgutablage erwartete, wenngleich diese in einer bisher noch nicht so gebräuchlichen Form erfolgen sollte und im Archiv seinerzeit keinerlei einschlägiges technisches Know-how vorhanden war.“[5]

Dipperts Befund ist erstaunlich, da das Archiv als Partner angesehen wird – obwohl gar technisches Know-how nicht vorhanden war. Kommunalarchive müssen also, so lässt sich aus Dipperts und Popps Ausführungen ableiten, im Bereich der Schriftgutverwaltung aktiv sein, um a priori in der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen als kompetente Kooperationspartner einbezogen zu werden. Diese Erkenntnis ist zweifelsohne ungemein wichtig, da die Kommunalarchive dadurch über einen wertvollen Kompetenzschlüssel verfügen, um federführend an der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen mitzuwirken. Dieser Zentralbefund sollte zweifelsohne in der kommunalarchivischen Praxis auf Aufmerksamkeit stoßen, da, dies ist anzunehmen, alsbald vor allem auch immer mehr kleinere Kommunalarchive Dokumentenmanagementsysteme einführen. Insofern gilt es Kommunalarchivare hinsichtlich der Einführung von DMS zu bestärken. Auch, dies zeigt das Beispiel Schwabach, wenn anfänglich möglicherweise konkrete IT-Kenntnisse hinsichtlich von Dokumentenmanagementsystemen nicht vorhanden sein sollten, sollten sich Kommunalarchivare dennoch selbstbewusst an der Einführung beteiligen. Dennoch sollte das Kommunalarchiv hierbei nicht stehen bleiben. Die Empfehlungen der Bundeskonferenz für Kommunalarchive weisen auf verschiedene Sachverhalte und Problemlagen hin, die das Kommunalarchiv im Rahmen der Einführung eines DMS unbedingt berücksichtigen muss[6]. Die Hinweise sind zweifelsohne hilfreich und bieten wichtige Orientierungspunkte.

Dennoch ist es erstaunlich, dass die Empfehlungen der Bundeskonferenz für Kommunalarchive sowie auch einschlägige Fachaufsätze einen Aspekt völlig außen vor lassen. Freilich ist die Beratungsfunktion von Archiven hinsichtlich der Schriftgutverwaltung von herausragender Bedeutung und gibt den Kommunalarchiven eine exponierte Stellung, um auch an der Einführung eines Dokumentenmanagementsystem entscheidend mitzuwirken. Die Service- und Beratungsfunktion des Archivs ist in Kommunalverwaltungen sehr wichtig hinsichtlich der Organisation und Implementation von DMS. Ungeachtet dieser kommunikativen Komponente bedarf es dennoch auch einer normativen Komponente, um den Einfluss des Kommunalarchivs auf die Querschnittsaufgabe Dokumentenmanagement geltend zu machen.

Verwiesen sei vor allem auf die normative Kraft von Verwaltungsvorschriften/Dienstanweisungen, die internes Verwaltungshandeln lenken und beeinflussen können. Christoph Popp betont an anderer Stelle, dass besonders die Verwaltungsspitze in der Praxis auf Dokumentenmanagementlösungen drängt[7]. Die Nähe zur Verwaltungsspitze sollte jedoch genutzt werden, um die Querschnittsaufgabe Dokumentenmanagement – damit inbegriffen ist auch die Schriftgutverwaltung – auf eine normative Basis zu stellen, indem der Archivar dem Dienstherr die Bedeutung der Aufgabe deutlich macht. Dazu sollte der Archivar im partnerschaftlichen Austausch mit der Verwaltungsleitung eine Dienstanweisung bezüglich der Anwendung und des Gebrauchs von Dokumentenmanagementsystemen entwickeln. Geregelt werden grundsätzliche Rahmenbedingungen und grundlegende Anweisungen zum Gebrauch. Verwaltungsakteure kennen die Praxis von Verwaltungsvorschriften. Verwaltungsvorschriften sind ein gängiges Instrument, um verwaltungsinterne Vorgänge zu reglementieren und zu steuern. In der Kommunalverwaltung steuern viele Verwaltungsvorschriften das Verwaltungshandeln. Für Verwaltungsbedienstete ist dies nicht neu. Insofern wäre das Potenzial einer Verwaltungsvorschrift unbedingt kommunalarchivarisch fruchtbar zu machen. Dadurch würde man den kommunikativen Beratungsaspekt sinnvoll um einen normativen Regelungsgehalt ergänzen. Soll heißen: Archivare sollen sich, wie bereits in der Forschungsliteratur dargelegt[8], proaktiv mit ihren Kompetenzen im Kontext der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems einbringen und zudem den engen Austausch mit der Verwaltungsleitung suchen, um überdies auch rechtliche Grundlagen mittels des Instruments der Verwaltungsvorschrift zu legen. Dieser normative Ansatz will die in der Forschungsliteratur genannten kommunikativen Aspekte integrieren. Das heißt: Der Archivar sollte seine klassischen Kompetenzen als enger Kooperationspartner einbringen und zudem auch die enge Anbindung an den Dienstherrn suchen. Dieser „Zugang zur Leitungsebene“[9] ist von eminent wichtiger Bedeutung und stellt den Einfluss des Archivs auf eine feste Basis. In Gesamtbetrachtung kann man dadurch von einem „doppelten Zugang“ reden, der im Rahmen der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen berücksichtigt werden sollte. Zudem sei ein Allgemeinplatz zu erwähnen: Dokumentenmanagementsysteme organisieren die Schriftgutverwaltung und stellen diese auf eine digitale Grundlage. Schriftgutverwaltung, so Hans Jürgen Höötmann, ist jedoch eine Querschnittsaufgabe und in diese ist besonders die Leitungsebene einzubeziehen[10]. Mit der Leitungsebene können wiederum gemeinsam Dienstanweisungen entwickelt werden, die das  archivfachliche Handeln in der Kommunalverwaltung auf eine ganz andere Legitimationsgrundlage stellt. Dieses Instrument sollte mit den klassischen Kompetenzen – die Beratungsfunktion des Archivars – kombiniert werden.   

Summa summarum sollte das Kommunalarchiv neben der engen Kommunikation und Beratungsfunktion auch die Leitungsebene im Rahmen der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems dezidiert einbeziehen. Dokumentenmanagement ist eine Querschnittsaufgabe. Diese Aufgabe muss auf eine normative Grundlage gestellt werden, um den verfassungsrechtlichen respektive verwaltungsrechtlichen Erfordernissen exekutivischen Handelns gerecht zu werden. Dadurch wird Dokumentenmanagement sowie Schriftgutverwaltung gleichgestellt zu den anderen Aufgaben einer Kommunalverwaltung. Hierzu sollte der Archivar den Austausch mit der Verwaltungsleitung suchen, um normative Instrumente auszuloten, die wiederum bei der Einführung und Praxis von Dokumentenmanagementsystemen helfen können. Eine Verwaltungsvorschrift, die die Federführung und Anweisungen des Archivars im Bereich des Dokumentenmanagements festschreibt, stellt die kommunalarchivarische Arbeit auf eine rechtliche Grundlage. Überdies gibt eine solche Legitimationsgrundlage dem Kommunalarchiv Integrität und Gehör in der Stadtverwaltung, die mit dem Instrument der Verwaltungsvorschrift vertraut ist. Die vorhergehend entwickelten Argumente sollen integrativ wirken und bedürfen freilich noch einer intensiveren wissenschaftlichen Überprüfung. Die hier dargelegte Skizze kann daher die verschiedenen Problemlagen und Argumente nicht in extenso ausführen. Möglicherweise bieten die Darlegungen zumindest eine Anregung zu einer tieferen Beschäftigung mit den genannten Sachverhalten.  


[1] Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, Kapitel „Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zwischen Verwaltung und Archiv“, S. 143-210.

[2] Im Tenor ähnlich Christoph Popp, DMS-Einführung in einer Kommunalverwaltung: Archivische Beteiligung und Erfahrungen, in: Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, Kapitel „Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zwischen Verwaltung und Archiv“, S. 201-211, hier S. 291.

[3] Ebd., S. 202.

[4] Vgl. exemplarisch Wolfgang Dippert, Dokumentenmanagement bei der Stadtverwaltung Schwabach, in: Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, Kapitel „Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zwischen Verwaltung und Archiv“, S. 191-200, hier S. 192.  

[5] Ebd.

[6] Zu den Empfehlungen der Bundeskonferenz der Kommunalarchive vgl. folgenden Internetlink: Empfehlungen der BKK (lwl-archivamt.de) (abgerufen am 16.08.2021).

[7] Christoph Popp, DMS-Einführung in einer Kommunalverwaltung: Archivische Beteiligung und Erfahrungen, in: Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, S. 201-211, hier S. 206.  

[8] Zur Einführung von Dokumentenmanagementsystemen vgl. überdies Christoph Popp, Harald Stocker, Michael Wettengel, Archivische Anforderungen bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bzw. eines Vorgangsbearbeitungssystems, in: Archivar, Zeitschrift für Archivwesen, 61. Jahrgang, Mai 2008, Heft 2, S. 138-144. Auch in diesem Aufsatz fehlt jeder Gedankengang hinsichtlich des Gebrauchs einer Dienstanweisung, die das Kommunalarchiv gemeinsam mit dem Dienstherrn entwickeln könnte, um den Gebrauch von Dokumentenmanagementsystemen zu reglementieren und zu lenken.

[9] Zur Bedeutung des „Zugangs zur Leitungsebene“ vgl. die allgemein gehaltenen Ausführungen in Hans-Jürgen  Höötmann, Schriftgutverwaltung und Überlieferungsbildung, in: Marcus Stumpf (Hg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, Münster 2018, S. 57-79, hier S. 69 f.

[10] Ebd.


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