Zur Rolle von Kommunalarchiven bei der Einführung von DMS-Systemen – eine Skizze

Der bereits 2004 vom Staatsarchiv Hamburg veröffentlichte Sammelband „Digitales Verwalten – Digitales Archivieren“ gibt immer noch einen angemessenen Einstieg in die Thematik von Dokumentenmanagement in Archiven. Als Einstiegslektüre sind alle Aufsätze des Kapitels zu Dokumentenmanagementsystemen zu empfehlen[1]. Mittlerweile hat sich DMS fest etabliert. In der verwaltungsverfahrensrechtlichen Praxis, dies sei als Verwaltungsbeamter eingewendet, können Verfahrensbeteiligungen im Rahmen der Fertigung von Verwaltungsakten erleichtert und beschleunigt werden. DMS bietet digitale Kommunikationskanäle für die Verwaltungspraxis und erleichtert damit das Verwaltungsverfahren. In früheren Zeiten musste man im internen Postzusendungsverfahren auf Stellungnahmen und Akten warten: Ein DMS kann diese Prozesse beschleunigen. Gleichwohl sollen nachfolgend kommunalarchivarische Perspektiven auf DMS entwickelt werden.

Bei der Einführung von DMS gilt es einiges zu beachten. Wichtig ist vor allem, dass das Kommunalarchiv offen gegenüber neuen Technologien ist. Beim Einführungsprozess muss das Archiv bereits früh eingebunden werden. Wichtig ist die enge Kommunikation des Archivars mit dem Dienstherr, sodass besonders die Kompetenz des Archivs im Dialog vermittelt werden muss. Archive sind bisweilen im Bereich der Schriftgutverwaltung tätig und wirken an der Einführung und Einhaltung von Aktenplänen mit. Über Zwischenarchive, die dem Endarchiv organisatorisch zugeordnet sind, hat das Kommunalarchiv großen Einfluss auf die Schriftgutverwaltung und Querschnittsaufgabe des Records Managements. Dieser Einfluss ist wiederum wichtig, wenn ein DMS eingeführt werden soll. Der archivische Einfluss muss sodann im kommunikativen Austausch geltend gemacht werden, da das Kommunalarchiv die Kompetenz zur Einrichtung und Organisation des DMS besitzt[2]. Christoph Popp, Archivar des Marchivums in Mannheim, berichtet aus der Praxis und verweist in seinen Ausführungen auf einen wichtigen Punkt. Das Archiv der Stadt Mannheim hat sich bereits in der Stadtverwaltung bzw. der dortigen IT-Abteilungen einen „guten Ruf“ erarbeitet, indem das Archiv in verschiedenen Kooperationen eine interne Datenbank für Bilder, Akten und Dokumente entwickelt hat. Durch dieses progressive Auftreten gerät das Archiv, so Popps Ausführungen, in die Rolle einer Expertokratie für die Einführung eines DMS. Wichtig ist jedoch: Das Archiv muss Präsenz zeigen hinsichtlich der Einführung eines DMS[3]. Die Kompetenz des Archivs ist zweifelsohne fundamental, um an der Einführung eines DMS aktiv mitzuwirken. Hierzu muss das Kommunalarchiv bereits aktiv auch bereits vor der Einführung eines DMS in die Schriftgutverwaltung eingebunden sein, um als fähiger Kompetenzpartner identifiziert zu werden von der IT-Abteilung und anderen Stellen in der Stadtverwaltung. Im archivwissenschaftlichen Schrifttum wird bestätigt, dass Stellen der Stadtverwaltung annehmen, dass das Archiv Kompetenzen hinsichtlich der Schriftgutverwaltung besitzt und dadurch geeigneter Ansprechpartner für die Einführung eines DMS-System ist[4]. Wolfgang Dippert berichtet in einem Praxisbericht von der Einführung eines DMS in der Stadtkasse Schwabach und schreibt dazu folgendes:

„Bei der Auswahl des geeigneten Produktes [gemeint ist ein Dokumentenmanagementsystem] wurde das Archiv von der Stadtkasse hinzugezogen, da man sich von ihm entsprechenden Sachverstand bei der Schriftgutablage erwartete, wenngleich diese in einer bisher noch nicht so gebräuchlichen Form erfolgen sollte und im Archiv seinerzeit keinerlei einschlägiges technisches Know-how vorhanden war.“[5]

Dipperts Befund ist erstaunlich, da das Archiv als Partner angesehen wird – obwohl gar technisches Know-how nicht vorhanden war. Kommunalarchive müssen also, so lässt sich aus Dipperts und Popps Ausführungen ableiten, im Bereich der Schriftgutverwaltung aktiv sein, um a priori in der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen als kompetente Kooperationspartner einbezogen zu werden. Diese Erkenntnis ist zweifelsohne ungemein wichtig, da die Kommunalarchive dadurch über einen wertvollen Kompetenzschlüssel verfügen, um federführend an der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen mitzuwirken. Dieser Zentralbefund sollte zweifelsohne in der kommunalarchivischen Praxis auf Aufmerksamkeit stoßen, da, dies ist anzunehmen, alsbald vor allem auch immer mehr kleinere Kommunalarchive Dokumentenmanagementsysteme einführen. Insofern gilt es Kommunalarchivare hinsichtlich der Einführung von DMS zu bestärken. Auch, dies zeigt das Beispiel Schwabach, wenn anfänglich möglicherweise konkrete IT-Kenntnisse hinsichtlich von Dokumentenmanagementsystemen nicht vorhanden sein sollten, sollten sich Kommunalarchivare dennoch selbstbewusst an der Einführung beteiligen. Dennoch sollte das Kommunalarchiv hierbei nicht stehen bleiben. Die Empfehlungen der Bundeskonferenz für Kommunalarchive weisen auf verschiedene Sachverhalte und Problemlagen hin, die das Kommunalarchiv im Rahmen der Einführung eines DMS unbedingt berücksichtigen muss[6]. Die Hinweise sind zweifelsohne hilfreich und bieten wichtige Orientierungspunkte.

Dennoch ist es erstaunlich, dass die Empfehlungen der Bundeskonferenz für Kommunalarchive sowie auch einschlägige Fachaufsätze einen Aspekt völlig außen vor lassen. Freilich ist die Beratungsfunktion von Archiven hinsichtlich der Schriftgutverwaltung von herausragender Bedeutung und gibt den Kommunalarchiven eine exponierte Stellung, um auch an der Einführung eines Dokumentenmanagementsystem entscheidend mitzuwirken. Die Service- und Beratungsfunktion des Archivs ist in Kommunalverwaltungen sehr wichtig hinsichtlich der Organisation und Implementation von DMS. Ungeachtet dieser kommunikativen Komponente bedarf es dennoch auch einer normativen Komponente, um den Einfluss des Kommunalarchivs auf die Querschnittsaufgabe Dokumentenmanagement geltend zu machen.

Verwiesen sei vor allem auf die normative Kraft von Verwaltungsvorschriften/Dienstanweisungen, die internes Verwaltungshandeln lenken und beeinflussen können. Christoph Popp betont an anderer Stelle, dass besonders die Verwaltungsspitze in der Praxis auf Dokumentenmanagementlösungen drängt[7]. Die Nähe zur Verwaltungsspitze sollte jedoch genutzt werden, um die Querschnittsaufgabe Dokumentenmanagement – damit inbegriffen ist auch die Schriftgutverwaltung – auf eine normative Basis zu stellen, indem der Archivar dem Dienstherr die Bedeutung der Aufgabe deutlich macht. Dazu sollte der Archivar im partnerschaftlichen Austausch mit der Verwaltungsleitung eine Dienstanweisung bezüglich der Anwendung und des Gebrauchs von Dokumentenmanagementsystemen entwickeln. Geregelt werden grundsätzliche Rahmenbedingungen und grundlegende Anweisungen zum Gebrauch. Verwaltungsakteure kennen die Praxis von Verwaltungsvorschriften. Verwaltungsvorschriften sind ein gängiges Instrument, um verwaltungsinterne Vorgänge zu reglementieren und zu steuern. In der Kommunalverwaltung steuern viele Verwaltungsvorschriften das Verwaltungshandeln. Für Verwaltungsbedienstete ist dies nicht neu. Insofern wäre das Potenzial einer Verwaltungsvorschrift unbedingt kommunalarchivarisch fruchtbar zu machen. Dadurch würde man den kommunikativen Beratungsaspekt sinnvoll um einen normativen Regelungsgehalt ergänzen. Soll heißen: Archivare sollen sich, wie bereits in der Forschungsliteratur dargelegt[8], proaktiv mit ihren Kompetenzen im Kontext der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems einbringen und zudem den engen Austausch mit der Verwaltungsleitung suchen, um überdies auch rechtliche Grundlagen mittels des Instruments der Verwaltungsvorschrift zu legen. Dieser normative Ansatz will die in der Forschungsliteratur genannten kommunikativen Aspekte integrieren. Das heißt: Der Archivar sollte seine klassischen Kompetenzen als enger Kooperationspartner einbringen und zudem auch die enge Anbindung an den Dienstherrn suchen. Dieser „Zugang zur Leitungsebene“[9] ist von eminent wichtiger Bedeutung und stellt den Einfluss des Archivs auf eine feste Basis. In Gesamtbetrachtung kann man dadurch von einem „doppelten Zugang“ reden, der im Rahmen der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen berücksichtigt werden sollte. Zudem sei ein Allgemeinplatz zu erwähnen: Dokumentenmanagementsysteme organisieren die Schriftgutverwaltung und stellen diese auf eine digitale Grundlage. Schriftgutverwaltung, so Hans Jürgen Höötmann, ist jedoch eine Querschnittsaufgabe und in diese ist besonders die Leitungsebene einzubeziehen[10]. Mit der Leitungsebene können wiederum gemeinsam Dienstanweisungen entwickelt werden, die das  archivfachliche Handeln in der Kommunalverwaltung auf eine ganz andere Legitimationsgrundlage stellt. Dieses Instrument sollte mit den klassischen Kompetenzen – die Beratungsfunktion des Archivars – kombiniert werden.   

Summa summarum sollte das Kommunalarchiv neben der engen Kommunikation und Beratungsfunktion auch die Leitungsebene im Rahmen der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems dezidiert einbeziehen. Dokumentenmanagement ist eine Querschnittsaufgabe. Diese Aufgabe muss auf eine normative Grundlage gestellt werden, um den verfassungsrechtlichen respektive verwaltungsrechtlichen Erfordernissen exekutivischen Handelns gerecht zu werden. Dadurch wird Dokumentenmanagement sowie Schriftgutverwaltung gleichgestellt zu den anderen Aufgaben einer Kommunalverwaltung. Hierzu sollte der Archivar den Austausch mit der Verwaltungsleitung suchen, um normative Instrumente auszuloten, die wiederum bei der Einführung und Praxis von Dokumentenmanagementsystemen helfen können. Eine Verwaltungsvorschrift, die die Federführung und Anweisungen des Archivars im Bereich des Dokumentenmanagements festschreibt, stellt die kommunalarchivarische Arbeit auf eine rechtliche Grundlage. Überdies gibt eine solche Legitimationsgrundlage dem Kommunalarchiv Integrität und Gehör in der Stadtverwaltung, die mit dem Instrument der Verwaltungsvorschrift vertraut ist. Die vorhergehend entwickelten Argumente sollen integrativ wirken und bedürfen freilich noch einer intensiveren wissenschaftlichen Überprüfung. Die hier dargelegte Skizze kann daher die verschiedenen Problemlagen und Argumente nicht in extenso ausführen. Möglicherweise bieten die Darlegungen zumindest eine Anregung zu einer tieferen Beschäftigung mit den genannten Sachverhalten.  


[1] Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, Kapitel „Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zwischen Verwaltung und Archiv“, S. 143-210.

[2] Im Tenor ähnlich Christoph Popp, DMS-Einführung in einer Kommunalverwaltung: Archivische Beteiligung und Erfahrungen, in: Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, Kapitel „Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zwischen Verwaltung und Archiv“, S. 201-211, hier S. 291.

[3] Ebd., S. 202.

[4] Vgl. exemplarisch Wolfgang Dippert, Dokumentenmanagement bei der Stadtverwaltung Schwabach, in: Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, Kapitel „Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zwischen Verwaltung und Archiv“, S. 191-200, hier S. 192.  

[5] Ebd.

[6] Zu den Empfehlungen der Bundeskonferenz der Kommunalarchive vgl. folgenden Internetlink: Empfehlungen der BKK (lwl-archivamt.de) (abgerufen am 16.08.2021).

[7] Christoph Popp, DMS-Einführung in einer Kommunalverwaltung: Archivische Beteiligung und Erfahrungen, in: Rainer Hering/Udo Schäfer (Hg.), Digitales Verwalten – Digitales Archivieren. 8. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ am 27 und 28. April 2004 im Staatsarchiv Hamburg, Hamburg 2004, S. 201-211, hier S. 206.  

[8] Zur Einführung von Dokumentenmanagementsystemen vgl. überdies Christoph Popp, Harald Stocker, Michael Wettengel, Archivische Anforderungen bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bzw. eines Vorgangsbearbeitungssystems, in: Archivar, Zeitschrift für Archivwesen, 61. Jahrgang, Mai 2008, Heft 2, S. 138-144. Auch in diesem Aufsatz fehlt jeder Gedankengang hinsichtlich des Gebrauchs einer Dienstanweisung, die das Kommunalarchiv gemeinsam mit dem Dienstherrn entwickeln könnte, um den Gebrauch von Dokumentenmanagementsystemen zu reglementieren und zu lenken.

[9] Zur Bedeutung des „Zugangs zur Leitungsebene“ vgl. die allgemein gehaltenen Ausführungen in Hans-Jürgen  Höötmann, Schriftgutverwaltung und Überlieferungsbildung, in: Marcus Stumpf (Hg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, Münster 2018, S. 57-79, hier S. 69 f.

[10] Ebd.


Potenzial archivischer Blogs basierend auf dem Web-Content-Management-System WordPress im Kontext kommunalarchivischer Öffentlichkeitsarbeit

A. Web-Content-Management-Systeme als Schlüssel für die digitale Öffentlichkeitsarbeit in Kommunalarchiven

Die Digitalisierung macht nicht Halt vor Archiven. Die klassische archivische Öffentlichkeitsarbeit wird um digitale Felder erweitert. Bereits im Jahr 2000 trug ein Sammelband, der von der Archivschule Marburg herausgegeben wurde, den Titel „Digitale Archive – Ein neues Paradigma?“[1]. Inzwischen sind über 20 Jahre vergangen und die Digitalisierung ist nicht mehr aus der archivischen Praxis wegzudenken. Heute würde man freilich im vorbezeichneten Titel kein Fragezeichen mehr setzen. Archive digitalisieren sich und entwickeln neuartige Angebote auch für die archivische Öffentlichkeitsarbeit. In der Fachzeitschrift der Zunft der Archivare – dem „Archivar“ – haben Themen zur Digitalisierung Konjunktur[2]. Dieser Trend ist freilich ein übergeordneter Prozess und schlägt sich in allen gesellschaftlichen Systemen nieder. Auch die historische Bildungsarbeit gewinnt dadurch zusätzliche digitale Angebote, die die klassischen Formate ergänzen[3]. In der Archivwissenschaft werden daher die Potenzial digitaler Angebote – z.B. archivpädagogische Angebote in sozialen Netzwerken[4] – diskutiert.

Mittlerweile nutzen insbesondere auch Kommunalarchive vermehrt Blogs, um Themen aus dem Bereich der Archiv- und Geschichtswissenschaft einer breiteren Öffentlichkeit zu vermitteln[5]. Viele dieser Archivblogs basieren auf dem leicht zugänglichen „WordPress“. WordPress ist einsteigerfreundlich und bietet bereits viele Vorlagen, um schnell und angemessen einen archivfachlichen Blog zu erstellen. Nicht wenige Blogs, wie z.B. der bekannte Blog „Archivalia“ von dem Archivar und Historiker Rüdiger Graf, basieren auf WordPress.

Was aber ist WordPress? WordPress ist ein Web-Content-Management-System. Folgende Kurzdefinition bietet sich in diesem Fall zur Zitation an:

„Ein Content Management System (kurz CMS) ist eine Software, die zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten – in Text-, Bild-, Video- oder sonstiger Form – verwendet wird. CMS werden vor allem zum Betreiben von Websites, aber auch für „Offline-Plattformen“ (in Intranetzwerken) eingesetzt. Weit verbreitet sind vor allem Open-Source-Systeme, die sowohl professionelle als auch private Anwender nutzen.“[6]  

Ein Web-Content-Management-System ist wiederum ein Content-Management-System zur Entwicklung und Präsentation von Inhalten, die im Internet auf einer Webseite abrufbar sind. Beispielsweise kann mittels einem Web-Content-Management-System ein archivfachlicher Blog erstellt werden. Ein prominentes Beispiel für ein Web-Content-Management-System ist freilich das bereits erwähnte „WordPress“. Web-Content-Management-Systeme wie WordPress werden bereits durchaus oft von Archiven verwendet, um mittels einem Archivblog Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben. Exemplarisch sei hier der Blog vom Stadtarchiv Koblenz genannt[7]. WordPress, so wird deutlich, bietet einen Schlüssel für Kommunalarchive hinsichtlich der digitalen Öffentlichkeitsarbeit.  

B. Potenzial von WordPress für die kommunalarchivische Öffentlichkeitsarbeit

Geringe Anschaffungskosten?

Der große Vorteil von WordPress ist, dass WordPress in der Basisform kostenlos ist. Kommunalarchive sind öffentliche Archive und unterliegen den Archivgesetzen. Überdies sind Kommunalarchive Bestandteil z.B. einer Stadt- oder Kreisverwaltung. Folglich sind Kommunalarchive an die Haushaltsgrundsätze – verankert im Haushaltsgrundsätzegesetz – gebunden. Demgemäß sind öffentliche Stellen wie z.B. Archive an die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit gebunden. Kleinere Kommunalarchive verfügen nicht selten über wenig finanzielle Mittel, um archivische Öffentlichkeitsarbeit über digitale Wege zu betreiben. WordPress bietet hier freilich gute Optionen, um einen Archivblog möglichst preiswert anzuschaffen. Die Basisversion von WordPress reicht sicherlich aus, um zumindest in kleineren Archiven mittels eines Archivblogs regionalgeschichtliche Themen oder dergleichen mehr zu vermitteln. Insofern bietet WordPress einen finanziell lukrativen Einstieg in die Welt der kommunalarchivischen Öffentlichkeitsarbeit. Die Basisversion dürfte zumindest für wesentliche Inhalte ausreichen. In dieser kostenlosen Version können einfache Artikel verfasst und online gestellt werden. Der Kommunalarchivar kann kostenlos einen Archivblog einrichten und muss dabei nicht die Finanzabteilung um Freigabe finanzieller Mittel bitten. Dieses Argument ist zweifelsohne kein inhaltliches Argument, aber ein haushaltsrechtliches Argument. Besonders kleine Archive verfügen meist nur über sehr knappe Finanzen, sodass WordPress eine sehr gute Möglichkeit ist, um das Kommunalarchiv über einen Blog im Internet zu präsentieren. Die kostenlose Variante kann hinreichend an die besonderen Gegebenheiten des Kommunalarchivs angepasst werden. Diese Variante verfügt über ausreichend Designs und dergleichen mehr. Insofern bietet WordPress, so ein Zentralbefund dieser Skizze, ausreichend Potenzial, um kommunalarchivische Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

Abbildung 1: Tarife und Funktionen der kostenpflichtigen Angebote von WordPress

Fernab der kostenlosen Version gibt es weitere Tarife, um über WordPress einen Blog zu erstellen. Bereits mit jährlich 25,00 Euro können die wichtigsten Funktionen von WordPress nutzbar gemacht werden. Dies ist zweifelsohne ein stemmbarer Preis für kleinere Kommunalarchive. Es sei in dieser sog. „Business“-Version auf die „Videos hochladen“ Funktion verwiesen. Der Archivar kann hier Videos in den Blog hochladen und dadurch z.B. audiovisuell die Stadtgeschichte präsentieren. Diese „Business“-Version bietet insgesamt sicherlich ein sehr attraktives Preis-Leistungsverhältnis[8]. Wenngleich man konzedieren muss, dass auch die kostenlose Version ausreicht, um zumindest archivische Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben. In der kostenlosen Version können uneingeschränkt Blogartikel verfasst und auf einem Blog der Öffentlichkeit präsentiert werden.

Kurzum: WordPress bietet für Kommunalarchive preiswerte Lösungen, sodass die Anschaffungskosten für Kommunalarchive überschaubar bleiben.   

Einfach und schnell?

Die archivische Öffentlichkeitsarbeit respektive historische Bildungsarbeit ist gemäß der Archivgesetze durchaus eine Pflichtaufgabe von Archiven. Dennoch wird die archivische Öffentlichkeitsarbeit, also die Auswertung und sodann die Präsentation und Vermittlung von archivpädagogischen bzw. historischen Themen, nicht immer zu den „harten Kernaufgaben“ gezählt[9]. Gleichwohl wird mittlerweile in der Praxis die archivische Öffentlichkeitsarbeit durch verschiedene Angebote – z.B. Archivblogs – realisiert. Hierbei bieten Archivblogs eine Möglichkeit. Die Vermittlung beispielsweise von Stadtgeschichte ist dennoch eine zusätzliche Arbeit und ein zeitintensives Tätigkeitsfeld. In der Praxis müssen Unterlagen bewertet und erschlossen werden und zudem Benutzeranfragen bearbeitet werden. Insofern verbleibt oftmals nicht viel Zeit, um sich der archivischen Öffentlichkeitsarbeit zu widmen. Es stellt sich die Frage, ob Archivblogs über das Web-Content-Management-System WordPress im Archivalltag praktikabel nutzbar sind?

Die Einrichtung von Blogs mittels WordPress, dies sei vorweggenommen, ist durchaus praktikabel und einfach. Es bedarf, dies kann angenommen werden, keiner größeren IT-Kenntnisse, um einen Blog mittels WordPress einzurichten. WordPress ist benutzerfreundlich und offen. Der Erfolg von WordPress als Web-Content-Management-System basiert zweifelsohne auf der einfachen Bedienung und Einrichtung. WordPress kann jedermann verstehen und es bedarf keiner tiefergehenden Vorbildung im IT-Bereich. Dieser Befund kann auch durch Zahlen unterstrichen werden[10]. Das renommierte Computer Magazin „Chip“ kommt zu folgendem formelhaften Verdikt:

„WordPress ist ein erstklassiges Freeware-Tool, mit dem Sie im Nu anspruchsvolle und anschauliche Internet-Blogs verfassen und veröffentlichen“[11].

Alles in allem ist WordPress daher stark benutzerfreundlich und daher uneingeschränkt für die kommunalarchivarische Praxis zu empfehlen. Durch die Popularität von WordPress gibt es dennoch viele Hilfestellungen. Bei Problemen können daher vielfältige Angebote aus dem Netz konsultiert werden. Es gibt Youtube-Videos und Anleitungen zur Einrichtung eines Blogs mit WordPress. Zu empfehlen ist die Kurzanleitung der Chip-Redakteure, da diese durch geschulte Fachredakteure verfasst wurde und zudem reich bebildert ist[12].

Abbildung 2: Statistiken von statista.com

Dennoch kann folgende Einschätzung gegeben werden: Mittels WordPress ist ein Archivblog schnell und einfach eingerichtet; WordPress bietet daher eine attraktive Lösung, um digitale Angebote für die archivische Öffentlichkeitsarbeit schnell und einfach fruchtbar zu machen[13].

Abbildung 3: Einfache und übersichtliche Oberflächen erleichtern die Bedienung und Einrichtung des Archivblogs

Eingeschränkte Funktionen oder Multifunktionalität?

Nach den eher formal ausgerichteten Ausführungen sollen die inhaltlichen Facetten von WordPress zur Sprache kommen. Hierbei lohnt es sich die bereits vorhandenen Archivblogs als empirisches Material heranzuziehen. Eine Untersuchung in toto kann nicht gegeben werden. Dies würde den Rahmen sprengen. Gleichwohl sollen zumindest ein paar wenige und grundlegende inhaltliche Aspekte ausreichend skizziert werden, sodass zumindest ein kleiner Überblick gegeben werden soll. Exemplarisch wird der Blog vom Stadtarchiv Koblenz herangezogen, der mittels WordPress entwickelt worden ist[14].

Der Koblenzer Blog hat einen großen Titel bzw. Aufmacher auf der linken Seite. In dem Titel steht: „Stadtarchiv Koblenz. Hinterher weiß man immer mehr!“. Auf der rechten Seite gegenüber steht „Koblenz verbindet. Stadtarchiv“. Der Blog wird auf der linken Navigationsseite in verschiedene Blöcke unterteilt. Unter anderem sind dies: „Aktuelle Beiträge“, „Kategorien“, „Empfohlene Links“, „Schlagwörter“, sowie „Archiv“. Über den Block „Kategorien“ können einfach und schnell die verschiedenen Themengebiete gefunden werden. So gibt es die Themen „19. Jahrhundert“, „Denkmäler“, „Biografisches“, „Einwohner, Häuser, Straßen“, „Militärgeschichte“ usw. Über diese Kategorien entfaltet sich die Stadtgeschichte. Die Blogbeiträge selbst sind oftmals reich bebildert und werden durch kurze Texte ergänzt. Der Jüngste Blogbeitrag handelt von Koblenz im Ersten Weltkrieg. Mittels Bildlaufleiste und Schieberegler können die Blogbeiträge in chronologischer Reihenfolge leicht „entdeckt“ und rezipiert werden. Die Beiträge enthalten zudem meistens Fußnoten, um die verwendeten Quellen sichtbar zu machen. Zweifelsohne hilfreich ist die Funktion der Schlagwörter, die durch das Stadtarchiv Koblenz entwickelt wurden. Über die Schlagwörter können Blogbeiträge sehr schnell und einfach zu bestimmten Themen gefunden werden. Interessant ist zudem auch die Kommentarfunktion, sodass zu jedem Blogbeitrag auch Kommentare angefertigt werden können. Fernerhin bietet der Block „Archiv“ die Möglichkeit der zeitlichen Suche. Mittels dieser Funktion können Blogbeiträge aus dem Archiv gefunden werden. Insgesamt werden vielfältige Themen rund um die Stadtgeschichte über WordPress vermittelt. Bürger können dadurch vom heimischen PC stadtgeschichtliche Themen rezipieren – dadurch wird das Potenzial von WordPress als funktionales Web-Content-Management-System für die archivische Öffentlichkeitsarbeit genutzt.  

Abbildung 4: Die Titelseite des Archivblogs vom Stadtarchiv Koblenz basierend auf WordPress
Abbildung 5: Kategorien an der Seitenleiste erleichtern die Recherche und Navigation
Abbildung 6: Schlagwörter bieten thematisch-begriffliche Zugänge zu den vielen Blogbeiträgen
Abbildung 7: Über das Archiv können ältere Blogbeiträge schnell gefunden werden

Zu betonten ist überdies, dass die Funktionalität je nach gewähltem Modell bzw. Tarif zudem erweitert werden kann. Dies ist vorteilhaft, da man beispielsweise als Kommunalarchiv zuerst den kostenlosen Tarif wählen kann, um die Funktionalität auszutesten. Bei Bedarf kann zudem ein höherer Tarif gewählt werden, sodass man z.B. vom Basis-Tarif zum Business-Tarif wechseln kann, um weitere Funktionen für den Archivblog benutzen zu können. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich dem Kommunalarchiv, um dadurch den haushaltsrechtlichen Grundsätzen, die sich aus dem Verwaltungsrecht ergeben, zu entsprechen. Dadurch kann der Archivblog stufenweise und bedarfsweise durch Tarife modifiziert werden, falls der kostenlose Tarif nicht ausreichen sollte und eine Erforderlichkeit (Funktionenzuwachs durch höheren Tarif) gegeben ist.

Insgesamt kann festgehalten werden: Der hier exemplarisch skizzierte Blog nutzt die vielfältigen Möglichkeiten von WordPress, um die Blogbeiträge zu systematisieren; dadurch wird die Suche, Recherche und das Rezipieren von Blogbeiträgen erleichtert. Folglich bietet WordPress multifunktionale Möglichkeiten, die vom Koblenzer Archivblog fruchtbar gemacht werden für die archivische Öffentlichkeitsarbeit.

C. Fazit: Web-Content-Management-System WordPress als Werkzeugkasten für archivische Fachblogs

Insgesamt soll ausgangs noch einmal betont werden, dass die hier vorgelegte Skizze lediglich einen kurzen Überblick über WordPress im kommunalarchivischen Kontext geben kann. Generalisierungen sind daher schwer zu formulieren und müssen durch tiefergehende akademische Forschung entwickelt werden. Ungeachtet dessen zentralisieren sich dennoch folgende Befunde klar heraus:

  • WordPress ist ein leicht zu verwendender Schlüssel für die digitale Öffentlichkeitsarbeit von Kommunalarchiven.
  • WordPress bietet preiswerte Lösungen, sodass Kommunalarchive ohne große Anschaffungskosten einen angemessen Archivblog entwickeln können.
  • WordPress ist schnell und einfach einzurichten und erfordert vom Kommunalarchivar keine tiefergehenden IT-Kenntnisse.
  • WordPress ist simpel und zugänglich und benötigt daher wenig Zeit zur Pflege im archivischen Alltag.
  • WordPress bietet vielfältige Funktionen, um Inhalte zu gestalten und zu präsentieren.
  • WordPress kann einfach und simpel oder komplex und vielfältig gestaltet werden und ist dadurch multifunktional an Anwenderbedürfnisse anpassbar.
  • In WordPress können einfach zusätzliche Funktionen mittels Tarifwechsel zugeschalten werden.

Kurzfazit:

Summa summarum lässt sich eine Empfehlung aussprechen, sodass WordPress ein ernstzunehmendes Web-Content-Management-System für die kommunalarchivische Öffentlichkeitsarbeit darstellt. Ein Archivblog ist leicht, einfach und inhaltlich angemessen zu erstellen. Größere IT-Hürden sind nicht zu erwarten, sodass WordPress leicht zugänglich ist. Kurzum: WordPress ist ein tauglicher „Werkzeugkasten“ für archivische Fachblogs und ein interessantes Instrument für kleinere Kommunalarchive.


[1] Andreas Metzing (Hrsg.), Digitale Archive – Ein neues Paradigma, Marburg 2000.

[2] Jüngst widmete sich der Archivar in seinem Heft 2 von 2021 ausgiebig der digitalen Archivierung. Vgl. dazu das Kapitel „Digitale Langzeitarchivierung“, in: Archivar, Zeitschrift für Archivwesen, Heft 2, Mai 2021, 74. Jahrgang, S. 62-95.  

[3] Zur historischen Bildungsarbeit vgl. den jüngst publizierten und ausführlich Band von Jens Murken, Archivpädagogik und Historische Bildungsarbeit. Gesammelte Beiträge zur Methode und Praxis, Bielefeld 2020.

[4] Vgl. ebd., S. 149-160.

[5] Hier sei insbesondere auf nachfolgende Übersicht zu Archivblogs unter folgender URL verwiesen: Liste deutschsprachiger Archivblogs – Archive 2.0 (hypotheses.org) (abgerufen am 15.08.2021).

[6] Artikel „Content Management System: Kurzerklärung“ unter folgender URL: Was ist ein Content Management System? | Content Marketing Glossar (textbroker.de) (abgerufen am 15.08.2021).

[7] Stadtarchiv Koblenz | Hinterher weiß man immer mehr! (wordpress.com) (abgerufen am 15.08.2021).

[8] Zu den näheren Modalitäten der verschiedenen Versionen vgl. folgende Internetseite: WordPress: Kosten | WordPress: Preis | Tarife vergleichen (abgerufen am 15.08.2021).

[9] Vgl. zur Historischen Bildungsarbeit das Positionspapier der Bundeskonferenz für Kommunalarchive unter nachfolgender URL: Grundsatzpapier: Historische Bildungsarbeit als integraler Bestandteil der Aufgaben des Ko (bundeskonferenz-kommunalarchive.de) (abgerufen am 15.08.2021). Im Archivwesen gibt es schon lange eine Debatte über die Kernaufgaben des Archivars. Kontrovers wird auch über die historische Bildungsarbeit diskutiert, die, so eine Ansicht, auch zu den Kernaufgaben dazuzählt oder aber, so die Gegenperspektive, nicht zu den Kernaufgaben des Archivars zählen soll. Vgl. zur Thematik Stefan Schröder „Wir können (fast) alles, aber nicht alles auf einmal“ – Diskussionen zum Verhältnis von archivgesetzlichem Rahmen, BKK-Empfehlungen und sogenannten Kernaufgaben“ in: Archivpflege in Westfalen-Lippe, Heft 83/2015, S. 56-62.  

[10] Vgl. dazu ausführlich die plausiblen Erhebungen von „W3 Techs“ unter: Usage Statistics and Market Share of WordPress, August 2021 (w3techs.com) (abgerufen am 15.08.2021). Zur Kontextualisierung können zudem folgende Erhebungen von „konsta.com“ nachfolgend eingesehen werden, die insgesamt ebenso die herausragende Stellung von WordPress betonen: WordPress Marktanteile Statistiken (2011- 2021) – Kinsta (abgerufen am 15.08.2021).

[11] WordPress Download – kostenlos – CHIP (abgerufen am 15.08.2021).

[12] Zur Anleitung folgender Link: Homepage mit WordPress erstellen – Eine Kurzanleitung – CHIP (abgerufen am 15.08.2021).

[13] Über nachfolgenden Link wird eine Übersicht zu Archivblogs in Deutschland gegeben. Liste deutschsprachiger Archivblogs – Archive 2.0 (hypotheses.org) (abgerufen am 15.08.2021). Eine Vielzahl der genannten Blogs auf der vorgenannten Webseite basieren auf dem leicht zugänglichen Web-Content-Management-System WordPress.

[14] Stadtarchiv Koblenz | Hinterher weiß man immer mehr! (wordpress.com) (abgerufen am 15.08.2021).

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Eigener Screenshot von:

https://wordpress.com/de/pricing/

Abbildung 2: https://de.statista.com/themen/3086/wordpress/#:~:text=Mit%20einem%20Marktanteil%20von%20knapp,%2C2%20Millionen%20Blog%2DPosts.

Abbildung 3: Eigener Screenshot von:

https://wordpress.com/pages/archivumethistoria.wordpress.com

Abbildung 4: Eigener Screenshot von:

https://stadtarchivkoblenz.wordpress.com/

Abbildung 5: Eigener Screenshot von:

https://stadtarchivkoblenz.wordpress.com/

Abbildung 6: Eigener Screenshot von:

https://stadtarchivkoblenz.wordpress.com/

Abbildung 7: Eigener Screenshot von:

https://stadtarchivkoblenz.wordpress.com/

5 provokante Thesen zu Web-Content-Management-Systemen im archivfachlichen Kontext!

Nachfolgend werden 5 Thesen in konziser Form schlaglichtartig erläutert. Ziel ist die offene Diskussion und Vertiefung der nachfolgend dargelegten Gedankengänge. Widerspruch und Kontroversen sind erwünscht. Insofern hofft der Verfasser auf rege Beteiligung.

These 1:

Web-Content-Management-Systeme (WCMS) sind leicht bedienbar!

WCMS ist leicht bedienbar und daher für jedermann zugänglich!

These 2:

Web-Content-Management-Systeme vermitteln Geschichte!

Web-Content-Management-Systeme können gewinnbringend für die Vermittlung von Geschichte eingesetzt werden. Durch die einfache Bedienung können schnell Archivalien des Archivs im Netz präsentiert und Geschichten erzählt werden.

These 3: Kompetenzen hinsichtlich der Nutzung von Web-Content-Management-Systemen sind substanziell für die Öffentlichkeitsarbeit des modernen Archivars!

Klassische Formate wie die Ausstellung oder Archivführung bleiben wichtig. Dennoch muss der Archivar sich mit Web-Content-Management-Systemen auskennen. Mittels eines WCMS kann schnell und einfach archivische Öffentlichkeitsarbeit im digitalen Zeitalter betrieben werden. Bürger wollen mittels Handy und I-Pad schnell auf archivische Angebote zugreifen. Insofern muss der moderne Archivar zumindest kein Informatiker sein und Webseiten von Grund auf selbst entwickeln, aber er sollte über Anwendungskompetenzen im Bereich von WCMS verfügen, um die klassischen archivischen Angebote digital zu erweitern!

These 4: Archivische Angebote mittels WCMS erhöhen die Sichtbarkeit des Archivs und die Nutzung!

Das Archiv präsentiert sich über Archivblogs und zeigt die Potenz des Archivs: Soll heißen: Mit jedem Beitrag können Archivalien des Archivs präsentiert werden. Das Archiv präsentiert sich dadurch im Netz und zeigt die Potenziale der Bestände. Dadurch wird bisweilen die Sichtbarkeit des Archivs im Netz gewährleistet. Denn: Was nicht online und übers Netz auffindbar ist – existiert auch nicht! Die Präsenz mittels eines Archivblogs kann wiederum wertvolle Eigenwerbung sein, sodass Bürger und Interessierte ins Archiv kommen und zur Nutzung der Bestände angeregt werden können!

These 5: Ein Archivblog basierend auf einem WCMS ist moderne zielgruppengerechte Bildungsarbeit und lässt neue Zielgruppen erreichen!

Vergesst dicke Monografien und langatmige akademische Aufsätze! Mittels eines modernen Archivblogs können neue Zielgruppen erreicht werden, die man ansonsten niemals ansprechen könnte. Viele Menschen würden sich nie mit Archiven beschäftigen und finden Archive langwellig! Mit der klassischen archivischen Öffentlichkeitsarbeit (Ausstellungen, Führungen, Vorträge) erreicht man nicht die jungen Generationen. Ein moderner Archivblog vermag vielmehr ganz andere Zielgruppen erreichen, sodass mittels digitaler Angebote (Videos, Podcasts), die durch Web-Content-Management-Systeme präsentiert werden, ganz neue Zielgruppen erreicht werden können!